勤労者福祉サービスセンターは、『中小企業勤労者のための総合的な福祉事業を行うことにより、中小企業勤労者の福祉の向上を図り、もって中小企業の振興及び地域社会の活性化に寄与すること』を目的とし、会員企業勤労者の給付金に係る事業、健康の維持増進に係る事業、自己啓発・余暇活動に係る事業等の様々な福利厚生事業を執り行っています。
導入の背景
弊社システムの導入前は、毎月の月次処理を、ベンダーＳＥ立会いの下、半日かけて行い、その後さらに１日半かけ請求書の封入発送作業を行っていました。
また、請求書以外にもイベント当選通知のはがき作成や、会費入金などの会計システムへの入力など、手作業や二重入力作業が多く、かなりの労力を要してあり、これからの会員増加による作業増加に対応できるのか大きな懸念となっていました。
導入までの流れ
担当の方と十数回の打合せを行い、様々な課題を洗い出しそれに対する改善策を提案し最善策を検討しました。
例えば、封筒郵便を使われていたのを目隠しシ－ルを使ったはがきに変更し封入作業の手間を削減したりとか、振込用紙などの印刷帳票をレーザープリンター出力に変更しコストの抑制を図るなど様々な改善を実施しました。
また、本稼働後は大きなトラブルもなく順調に稼働しています。
導入後のメリット
これまで、2日ほど要していた月次処理が半日程で終わるようになりました。
また、イベント通知案内もはがきへの自動出力により手書き作業も減り、職員の作業負荷を減少することができました。
封書郵送をはがきにしたことにより経費の削減も図れました。
システムの特徴
会員ごとに給付、施設利用、イベント申込み等の情報を一元管理し、会員企業向けの福利厚生事業を効率的にサポートします。
また、会費入金など資金移動を伴う処理は全て会計システムとデータ連携が行われ、伺い書も自動出力されることで、作業効率がアップします。
他にも、各種データのＥＸＣＥＬ出力により、任意のデータ活用にて業務をサポートすることができます。